Case study

Outsourcing kancelarii banku. Warszawa.

 

Opis sytuacji sprzed nawiązania współpracy z firmą Traffica:

Jeden z największych banków europejskich, w swojej warszawskiej centrali, prowadził kancelarię, w której zatrudniał 2 osoby oraz kierowcę z samochodem służbowym. Rano kierowca przywoził korespondencję ze skrytki pocztowej, następnie odbierał listy z oddziałów Banku, po czym przywoził je do centrali celem zważenia, ofrankowania i przygotowania książek nadawczych. Pracownicy kancelarii rozdzielali korespondencję przychodzącą do poszczególnych odbiorców, a po południu korzystając z pomocy kierowcy, przygotowywali listy do wysyłki. W tym celu używali m.in. frankownicy zintegrowanej z wagą. W okresach szczególnie wzmożonych wysyłek, korespondencja nie była ekspediowana w całości tego samego dnia. Kierownictwo departamentu administracji było otwarte na zmiany w organizacji swoich struktur.

 

Po przyjęciu oferty firmy Traffica:

Bank oddelegował kierowcę do innych zadań, a jednego pracownika kancelarii skierował do nowego projektu: skanowania poczty przychodzącej i elektronicznego obiegu dokumentów. Fakt, że pracownik ten był osobą wiarygodną i znającą specyfikę Banku, miał zasadnicze znaczenie dla decyzji o jego relokacji. W kancelarii pozostał jeden etat.

Rano, korespondencję ze skrytki pocztowej dostarcza obecnie Traffica.
Pod koniec dnia roboczego, z kilku lokalizacji równocześnie, kurierzy Traffica odbierają korespondencję wymagającą przygotowania. W ciągu kolejnych kilku godzin, listy są opracowywane przez pracowników Traffica i zawsze w tym samym dniu nadawane w urzędzie pocztowym. Frankownica została zastąpiona umową z Pocztą Polską, która umożliwia dokonywanie płatności przelewem, po zakończeniu każdego miesiąca. Dzięki temu zniknął problem zaliczek oraz nastawiania frankownicy w urzędzie pocztowym. Dodatkową korzyścią dla Banku, jest zmiana formy dokumentacji nadawczej dla listów poleconych: w miejsce tradycyjnych książek nadawczych, Traffica wprowadziła książki nadawcze prowadzone w sposób elektroniczny, dzięki którym możliwe jest błyskawiczne odnajdywanie poszukiwanych dowodów nadania listów. Bank, poza elektroniczną kopią książek nadawczych przekazywaną w formie zaszyfrowanej, otrzymuje równolegle wydruk papierowy z pocztowym datownikiem potwierdzającym nadanie.

Niebagatelną korzyścią dla Banku okazał się wzrost efektywności pracy: opłaty pobierane przez Traffica wynoszą przeciętnie około 80% jednego średniego miesięcznego wynagrodzenia brutto, podczas gdy dotychczas pracę tą wykonywało 2 pracowników etatowych. Bank docenia przejrzystość kosztów związanych z wysyłką korespondencji pocztowej, łatwość budżetowania oraz czytelny podział kosztów na departamenty.

ul. Kolejowa 5/7, 01-217 Warszawa, fax: (+48) 22 434-8101 e-mail: traffica@traffica.pl

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.
Copyright © 2014 Traffica. All Rights Reserved.